Prowadzenie własnego biznesu generuje pewne koszta. Większość z nich można przewidzieć, w tym część zdecydowanie łatwiej. Do tej grupy należą wydatki stałe, cykliczne. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej mogą być także zmienne, czyli występujące w różnych okresach, z różnorodnych przyczyn. Oczywiście większość z nich także jest prosta do rozpisania np. w planach półrocznych.
Stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej
Stałe, nie oznaczają takich samych kosztów dla każdej firmy. Można jednak wyodrębnić kilka grup wydatków, które dość często się powtarzają. Co istotne, one jako pierwsze powinny być wkalkulowane w biznesplan, oceniający też rentowność całego projektu, nawet jednoosobowej działalności gospodarczej. Im więcej kosztów stałych, tym solidniejsze powinno być zabezpieczenie firmy na wypadek utraty płynności zleceń lub produkcji. Poniżej lista typowych wydatków miesięcznych lub rocznych, z którymi trzeba sobie radzić, prowadząc działalność gospodarczą:
- Wynagrodzenia pracownicze. Jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia określoną liczbę pracowników w ramach umów o pracę na czas nieokreślony, to ich podstawy wynagrodzenia można zaliczyć do kosztów stałych, które będą konieczne do wypłaty pod koniec miesiąca. Premie, roboczogodziny w ramach zleceń i nadgodziny pozostają jako parametry zmienne.
- Utrzymanie nieruchomości. Każde biuro, lokal usługowy, hala magazynowa, lub cały kompleks budynków, to miejsca, za które najczęściej trzeba zapłacić czynsz za wynajem lub podatek od użytkowania.
- Ubezpieczenia. Część firm musi wykupić ubezpieczenie obowiązkowe, w niektórych jest ono mile widziane i rozsądne. Wszystkie opłaty z tym związane zaliczają się do kosztów stałych.
- Koszt pracy maszyn (amortyzacja). Każda, pracująca w trybie ciągłym maszyna będzie wymagała określonych nakładów na energię elektryczną.
- Utrzymanie infrastruktury sieciowej. W dzisiejszych czasach nie można zapominać o dostępie do internetu, kosztach związanych z posiadaniem domen, utrzymaniem hostingu etc.
- Licencje w trybie subskrypcji. To stosunkowo nowe zjawisko, lecz obecnie dość popularne — za część oprogramowania płaci się w trybie comiesięcznego dostępu. Przykładem może być wiele systemów CRM.
Oczywiście stałe koszty prowadzenia działalności gospodarczej można również zmniejszyć. Wystarczy wymienić maszyny na bardziej energooszczędne, zintegrować większość usług sieciowych pod jedną domeną, skonsolidować kredyt, poszukać lepszego (i tańszego) ubezpieczyciela itd.
Zmienne koszty prowadzenia działalności gospodarczej
Najprościej zmienne koszty można poznać po tym, że ich poziom jest inny w zależności od tego, jaka została wykonana praca bądź produkcja. Jeśli czynnik taki nie występuje, to koszt będzie równy zeru. Najprościej można porównać to do materiałów eksploatacyjnych, np. papieru biurowego. Jeśli w danym miesiącu nie trzeba będzie nic drukować, to za papier przedsiębiorca nie zapłaci ani grosza. Natomiast w ujęciu kosztów stałych, to za lokal, w którym stoi drukarka, zapłacić będzie musiał niezależnie od intensywności wykorzystania. Podobnie sprawa wygląda w przypadku innych kwestii:
- zużytej energii elektrycznej i wody,
- surowców potrzebnych do produkcji,
- jednorazowych usług,
- roboczogodzin.
Sukces w prowadzeniu jak najbardziej zyskownej firmy polega między innymi na dopracowaniu wydatków zmiennych tak, aby każda wydana złotówka przynosiła jak najwięcej korzyści, optymalizacji i symptomów pobudzających do rozwoju. Niektórych czynników nie da się jednak z góry przewidzieć, bo nagle pojawić mogą się np. zmiany w podatkach.
Dodatkowy podział kosztów zmiennych i stałych
Koszty prowadzenia działalności gospodarczej mogą mieć też inne podziały, budowane wewnątrz dwóch podstawowych kategorii. Dla zmiennych będzie to np. koszt proporcjonalny, gdzie przy wzroście kosztów produkcji nie widać zmiany w wydatkach związanych z wynagrodzeniami. Osobnym przypadkiem jest sytuacja progresywna, gdzie pojawiają się nadgodziny i koszta rosną. Przedsiębiorstwa też starają się parametry zmienne ustawić jako degresywne, czyli nakład jednostkowy zmniejsza się wraz z podjęciem decyzji o większej produkcji. Na końcu są ułożone koszty regresywne o bardzo podobnej naturze do poprzednich, lecz z o wiele mocniej zauważalną dynamiką.
W przypadku wydatków stałych mogą być one bezwzględne lub skokowe. Pierwsze oznaczają, że niezależnie od np. ilości produkcji, będą one zawsze takie same. Przy drugich ich wymiar jest podzielony na przedziały, z bardzo jasno ustalonymi, stałymi cenami w obrębie danych widełek.
Nad oboma rodzajami kosztów w szczególności czuwać powinien dział finansowy i księgowy. Często od doradztwa ekspertów tam zatrudnionych zależy, jak potoczą się losy przedsiębiorstwa. Im mniejszy zakład, tym zwarta kontrola wnosi więcej dobrego w koszty prowadzenia działalności gospodarczej.
