Firma to w dużej mierze organizm, który żyje własnym życiem. Aby jednak ograniczyć ryzyko występowania sytuacji niekorzystnych, konieczne jest wprowadzenie właściwych procedur w firmie. Wzory takich procedur są ogólnodostępne w internecie, jednak oprócz należy przede wszystkim poznać, jak samemu należy do nich podchodzić i je kreować.
Procedury w firmie – dlaczego warto je tworzyć i implementować?
Bez względu na to, czy prowadzi się duże przedsiębiorstwo, czy jednoosobową działalność gospodarczą, w której zatrudnia się tylko kilku pracowników – procedury w firmie każdego typu z pewnością się przydadzą. Jeżeli firma opiera się wyłącznie na tym, co w danym momencie uzna jej szef, to prędzej czy później wystąpią problemy. Dotyczy to tak samo wielkich koncernów, jak i mikro-przedsiębiorstw.
Głównym zadaniem większości rodzajów procedur jest standaryzacja procesu decyzyjnego. Wcześniej przewiduje się możliwe ewentualne kroki, aby później nie trzeba było przeprowadzać tego procesu „na szybko”. Działalność gospodarcza, która stworzyła procedury, będzie funkcjonowała szybciej, stabilniej i w praktyce – bezpieczniej. Standaryzacja procesów decyzyjnych ma również bezpośrednie przełożenie na wyniki finansowe, choćby przez zestandaryzowanie generowania kosztów stałych prowadzenia działalności. Co więcej, ważną funkcją wcześniejszego zaplanowania poszczególnych kroków, które w danej decyzji będzie trzeba przeprowadzić, zaoszczędzi czas. Zminimalizuje także ryzyko zapomnienia o danym elemencie.
Czym właściwie są procedury w firmie?
Pojęcie procedur firmowych ma bardzo szerokie znaczenie. Do niektórych elementów tychże zaliczyć można:
- regulaminy określające sposób postępowania pracowników w danej sytuacji,
- obowiązki i kompetencje pracowników i poszczególnych szczebli zarządzania,
- strategie rozwoju przedsiębiorstwa,
- kalkulacje ryzyk – makro- i mikroekonomicznych, rynkowych, związanych z zasobami ludzkim, zasobami przetworzonymi itd.
W gruncie rzeczy powyższą listę śmiało można byłoby poszerzać o coraz to nowsze punkty. Najważniejsze jest jednak zdanie sobie sprawy z tego, że procedury w firmie mają za zadanie maksymalizację efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Warto zobrazować powyższą funkcję prostym przykładem. Załóżmy, że jest firma produkująca niszową odzież. Produkty zamawia od hurtownika chińskiego po wcześnie wynegocjowanej cenie. Na miejscu, w Polsce, dokonuje się magazynowanie, dystrybucja, procesy brandingowe i marketingowe, za które odpowiadają poszczególni managerowie. Załóżmy jednak, że nagle zaufany – może nawet od lat – hurtownik podnosi ceny produktów do wartości raczej niedopuszczalnej dla firmy. Co należy wówczas zrobić? Czy lepiej szybko postawić na poszukiwanie nowych hurtowni? Taka decyzja zabierze wiele czasu, w trakcie którego zyski będą ograniczone, gdyż dostępny asortyment zostanie sprzedany, a do magazynu nie trafi nowy. Sam proces negocjacji i ustalania ceny z nowym hurtownikiem będzie wymagający. W trakcie okresu bezsprzedażowego rosnąć będą wydatki, wobec tego powstanie pytanie – co zrobić z kadrą firmy? A może już na wstępie warto zaakceptować taką cenę i w tym samym czasie poszukiwać alternatywy? Może jeszcze inna opcja pozostanie w grze?
Powyższe i prawdopodobnie wiele innych pytań powstanie w głowie właściciela przedsiębiorstwa, który nie przewidział – nomen omen – tak prostej sytuacji, jak nagłe, znaczne podniesienie cen towarów, od których jest uzależniony. Gdyby już wcześniej, może nawet na etapie tworzenia działalności gospodarczej, już na etapie ubiegania się o dofinansowanie, przedsiębiorca przewidział różne scenariusze i zaplanował procedury dla firmy oraz jej pracowników, mógłby uniknąć takiej trudnej sytuacji. Wyjście z niej okazałoby się znacznie łatwiejsze, pewnie mniej kosztowe i na pewno mniej nerwowe!
Na co powinny być nastawione procedury w firmie? Wzory
Zanim sięgnie się po gotowe wzory procedur firmowych z pewnością warto samemu spróbować takie procedury stworzyć. Żaden gotowy schemat nigdy nie będzie najlepszy, ponieważ każde przedsiębiorstwo jest inne – różnią się branże, kapitał ludzki, finanse, typy kryzysów wizerunkowych, podejście, produkty, strategie i wiele, wiele innych aspektów.
Dobre procedury w firmie powinny określać związki przyczynowo skutkowe między potencjalnymi scenariuszami i dawać rozwiązanie lub środki przeciwdziałające ich występowaniu. Procedury muszą regulować uprawnienia pracowników każdego szczebla, jak i samych szczebli między sobą. Powinny umożliwiać porównywanie różnych aspektów i bazować na obiektywnych, falsyfikowalnych informacjach.
